Sunday 15 December 2013

"KNOWLEDGE MANAGEMENT (GSLC-2)"

KNOWLEDGE CAPTURE AND CODIFICATION

Knowledge Capture and Codification merupakan fase pertama dari siklus Knowledge Management, yang berkaitan dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga dapat menjadi explicit dan explicit knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi. Tahap ini masih pada tahap mendapatkan /identifikasi, belum sampai pada penciptaan pengetahuan. Jika tahapan ini berhasil maka dilanjutkan dengan knowledge sharing and dissemination lalu knowledge acquisition and application. Aktivitasnya meliputi discovery, organization an integrated of knowledge into the fabric of organization sehingga menjadi part of knowledge base of organization. Setiap organisasi memiliki sebuah memory yang merupakan pengalaman karyawan dikombinasikan dengan tangible data dan knowledge di organisasi.

Kenapa hal ini diperlukan ? Pengetahuan merupakan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan. Perusahaan harus bisa beradaptasi untuk bisa survive. Penguasaan pengetahuan yang metodis, sistematis dan intentional sangat bernilai strategis bagi perusahaan. Oleh karenanya harus diatur dan ditata sedemikian agar dapat digunkan secara efektif dan efisien di dalam organisasi. Penggunaan organisasi knowledgebase, dengan potensi individual skill, kompetensi, thought, inovasi dan idea memungkinkan untuk bisa berkompetisi di masa depan dengan lebih efektif. Di masa depan, perusahaan tidak bisa lagi mengandalkan pada pengetahuan individu dan pekerja yang punya kemampuan strategis, melainkan menjadikannya sebagai pengetahuan organisasi.

Yang sukar adalah menangkap tacit knowledge karena ini merupakan menangkap pengalaman, keahlian individu dalam organisasi dan menyediakan bagi siapapun yang membutuhkannya.Tacit akan tetap tacit sampai ada yang mengajukan pertanyaan hingga menjadi explicit.Capture explicit knowledge adalah merupakan pendekatan sistematik untuk capture, organizing dan refining informasi agar mudah ditemukan dan digunakan untuk proses belajar dan problem solving. Capture knowledge dapat dilakukan dalam tingkatan individu serta kelompok dalam organisasi.

Tacit konowledge ditangkap dengan mengubahnya ke dalam repertoire pengetahuan, yang berupa fakta dan aturan yang jelas dan mudah dipahami, yang meliputi procedural dan declarative knowledge. Di tingkatan individu, dilakukan dengan wawancara ahli, belajar dengan diberi petunjuk, belajar dari observasi, story telling, adhoc sessions, road maps, learning history, action learning, E-learning, learning dengan pembicara tamu dan benchmarking. Di tingkatan organisasi, dilakukan dengan vicarious learning, experiental learning dan inferential process.

Explicit knowledge codification merupakan upaya untuk menjadikan pengetahuan menjadi tangible dan explicit ke dalam dokumen sehingga dapat dikomunikasikan lebih luas dan murah. Kualitas kodifikasi meliputi akurasi, kemudahan dibaca/dipahami, diakses, kemutakhiran dan kredibilitasnya. Teknik yang bisa dipakai adalah cognitive maps, decision trees, knowledge taxonomies dan task analysis.

Untuk memungkinkan hal-hal ini terjadi maka perlu :
- Pemberian penghargaan pada kontributor pengetahuan
- Ingat untuk melupakan, yaitu mengingat kegagalan sehingga tidak perlu dilakukan kembali
- Jangan menghilangkan pengetahuan saat transfer
- Ingat paradox nilai knowledge, yaitu semakin tacit semakin berharga sehingga perlu untuk menggali pengetahuan tacit.


Beberapa Cara Dalam Memperoleh Pengetahuan

1.Pengamatan Di Tempat
  • Yakni suatu proses interpretasi, dan merekamkelakuan suatu penyelesaian masalahdi suatu lokasi
  • Lebih mendengarkan daripada bicara
  • Beberapa pakar tidak senang jika diamati
  • Proses dapat saja menjadi kacau satu sama lain
2.Brainstorming(bertukar pikiran)
Merupakan sebuah pendekatan terhadap suatu pemecahan untuk sebuah permasalahan, secara tidak terstruktur. Pada kehidupan sehari-hari, proses ini dapat digambarkan ketika kita bercerita terhadap orang lain, dan mendapatkan masukan dan saran dari orang tersebut.
  • Peranan 'Knowledge Developer' Dalam Sesi Bertukar Pikiran.
-memperkenalkan sesi bertukar pikiran(brainstorming).
-Memberikan pakar permasalahan sebagai bahan pertimbangan.
-Mendesak pakar, agar mengeluarkan solusi atau ide.
-Melihat tanda-tanda masukan-masukan yang selaras.

3.Electronic BrainstormingPendekatan yang menggunakan komputer untuk bertukar pikiran dengan banyak pakar dalam satu waktu, kegiatan ini dapat dicontohkan dengan salah satunya kita melakukan suatu Confrencepada sebuah virtual office dengan lebih dari satu pakar dalam satu waktuBiasanya proses ini diawali dengan suatu proses perencanaan untuk mengidentifikasi sasaran, tujuan dan struktur agenda dari proses ini. Kelebihan dari proses ini salah satunya adalah dengan banyaknya pakar yang terlibat, maka proses ini memungkinkan opini yang keluar tidak bertabrakan. Untuk para pakar yang pasif atau mungkin kurang percaya diri dalam beropini, proses ini dapat menyamarkan para pakar yang dimaksud diatas, sehingga mencegah adanya penilaian secara individu masing-masing pakar.

4.Pengambilan Keputusan Secara Mufakat.

Point terakhir ini tentunya sudah lekat di kebudayaan kita, karena bentuk negara kita yang demokrasi, sehingga memungkinkan rakyat mengemukakan pendapatnya masing-masing. Membuat suatu keputusan terbaik melalui suatu keputusan dan kesepakatan bersama. Proses seperti ini memungkinkan proses penyaluran pengetahuan lebih optimal,dikarenakan adanya alasan-alasan yang bermunculan ketika mencari suatu solusi, maka user yang terlibat akan mendapatkan pengetahuan, seiring statement yang diutarakan oleh para pakar.

Nominal Group Technique(NGT)
Sebuah metode dalam pembuatan keputusan yang digunakan diantara beberapa kelompok yang ingin menghasilkan keputusansecepatnya, menggunakan voting, tetapi dengan ketentuan semua saran dan masukan dari berbagai group diakomodir.

Kapankah NGT Digunakan..?!
NGT(Nominal Group Technique) dapat digunakan ketika:
  • Salah satu anggota sebuah kelompok lebih vocal dibanding yang lainnya
  • Salah satu anggota suatu kelompok berfikir 'diam' lebih baik dari apapun mem
  • Adanya salah satu kecenderungan seorang anggota suatu kelompok tidak ikut berpartisipasi.
  • Ada suatu kelompok tidak memberikan sejumlah gagasan
  • Ada anggota group baru yang masuk ke tim
  • Terjadi Konflik
5. REPERTORY GRID
Seorang pakar dilihat sebagai seorang ilmuwan yang mengkategorikan suatu masalah menggunakan model dari expert itu sendiri. Dengan begitum ketika suatu kelompok melakukan diskusi, dengan lebih dari satu pakar, maka tiap-tiap pakar mempunyai kemungkinan memodelkan suatu permasalahan secara berbeda atau tak sama. Grid digunakan untuk menangkap dan mengevaluasi pemodelan permasalahan yang dilakukan pakar.

Keuntungan dan Kerugian
  • menyarankan agar pakar berpikir lebih serius, tentang permasalahan dan bagaimana memecahkannya
  • Susah di kelola ketika suatu grid yang besar dengan ditambah detail yang komplekls
  • Karena memiliki sifat kompleks dan dapat di kelola, cara inibiasa digunakan, di awal-awal perolehan pengetahuan(knowledge capture)
6.Delphi Method(Metode Delphi)
Merupakan salah satu metode survey seorang pakar untuk mendapatkan solusi dari sebuah permasalahan, biasanya pakar menggunakan quisioner yang diberikan untuk pakar lainnya untuk menyatukan tanggapan guna menyelesaikan suatu permasalahan yang sulit. Adapun kelebihan dan kekurangan dari metode ini adalah:
  • Responden dapat dirahasiakan
  • Tanggapan dapat di kontrol
  • Data dapat ditampilkan secara statistik
  • Dengan begini pakar terlihat seperti kekurangan pengetahuan dalam penarikan keputusan final
  • Quisioner yang di desain dengan baik dapat menimbulkan beberapa permasalahan

7.Concept Mapping
Merupakan sebuah kumpulan konsep yang mengandung cabang dan mata rantai. Cabang merepresentasikan suatu konsep dan mata rantai merepresentasikan hubungan antar konsep.Cara ini merupakan salah satu jalan yang efektif untuk suatu kelompok agar berfungsi tanpa kehilangan kepribadiannya masing-masing