"KNOWLEDGE MANAGEMENT (GSLC-2)"

KNOWLEDGE CAPTURE AND CODIFICATION

Knowledge Capture and Codification merupakan fase pertama dari siklus Knowledge Management, yang berkaitan dengan upaya mendapatkan tacit knowledge sehingga dapat menjadi explicit dan explicit knowledge menjadi terorganisasi dan terkodifikasi. Tahap ini masih pada tahap mendapatkan /identifikasi, belum sampai pada penciptaan pengetahuan. Jika tahapan ini berhasil maka dilanjutkan dengan knowledge sharing and dissemination lalu knowledge acquisition and application. Aktivitasnya meliputi discovery, organization an integrated of knowledge into the fabric of organization sehingga menjadi part of knowledge base of organization. Setiap organisasi memiliki sebuah memory yang merupakan pengalaman karyawan dikombinasikan dengan tangible data dan knowledge di organisasi.

Kenapa hal ini diperlukan ? Pengetahuan merupakan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan. Perusahaan harus bisa beradaptasi untuk bisa survive. Penguasaan pengetahuan yang metodis, sistematis dan intentional sangat bernilai strategis bagi perusahaan. Oleh karenanya harus diatur dan ditata sedemikian agar dapat digunkan secara efektif dan efisien di dalam organisasi. Penggunaan organisasi knowledgebase, dengan potensi individual skill, kompetensi, thought, inovasi dan idea memungkinkan untuk bisa berkompetisi di masa depan dengan lebih efektif. Di masa depan, perusahaan tidak bisa lagi mengandalkan pada pengetahuan individu dan pekerja yang punya kemampuan strategis, melainkan menjadikannya sebagai pengetahuan organisasi.

Yang sukar adalah menangkap tacit knowledge karena ini merupakan menangkap pengalaman, keahlian individu dalam organisasi dan menyediakan bagi siapapun yang membutuhkannya.Tacit akan tetap tacit sampai ada yang mengajukan pertanyaan hingga menjadi explicit.Capture explicit knowledge adalah merupakan pendekatan sistematik untuk capture, organizing dan refining informasi agar mudah ditemukan dan digunakan untuk proses belajar dan problem solving. Capture knowledge dapat dilakukan dalam tingkatan individu serta kelompok dalam organisasi.

Tacit konowledge ditangkap dengan mengubahnya ke dalam repertoire pengetahuan, yang berupa fakta dan aturan yang jelas dan mudah dipahami, yang meliputi procedural dan declarative knowledge. Di tingkatan individu, dilakukan dengan wawancara ahli, belajar dengan diberi petunjuk, belajar dari observasi, story telling, adhoc sessions, road maps, learning history, action learning, E-learning, learning dengan pembicara tamu dan benchmarking. Di tingkatan organisasi, dilakukan dengan vicarious learning, experiental learning dan inferential process.

Explicit knowledge codification merupakan upaya untuk menjadikan pengetahuan menjadi tangible dan explicit ke dalam dokumen sehingga dapat dikomunikasikan lebih luas dan murah. Kualitas kodifikasi meliputi akurasi, kemudahan dibaca/dipahami, diakses, kemutakhiran dan kredibilitasnya. Teknik yang bisa dipakai adalah cognitive maps, decision trees, knowledge taxonomies dan task analysis.

Untuk memungkinkan hal-hal ini terjadi maka perlu :

- Pemberian penghargaan pada kontributor pengetahuan

- Ingat untuk melupakan, yaitu mengingat kegagalan sehingga tidak perlu dilakukan kembali

- Jangan menghilangkan pengetahuan saat transfer

- Ingat paradox nilai knowledge, yaitu semakin tacit semakin berharga sehingga perlu untuk menggali pengetahuan tacit.

Beberapa Cara Dalam Memperoleh Pengetahuan

1.Pengamatan Di Tempat

• Yakni suatu proses interpretasi, dan merekamkelakuan suatu penyelesaian masalahdi suatu lokasi
• Lebih mendengarkan daripada bicara
• Beberapa pakar tidak senang jika diamati
• Proses dapat saja menjadi kacau satu sama lain

2.Brainstorming(bertukar pikiran)
Merupakan sebuah pendekatan terhadap suatu pemecahan untuk sebuah permasalahan, secara tidak terstruktur. Pada kehidupan sehari-hari, proses ini dapat digambarkan ketika kita bercerita terhadap orang lain, dan mendapatkan masukan dan saran dari orang tersebut.

• Peranan 'Knowledge Developer' Dalam Sesi Bertukar Pikiran.

-memperkenalkan sesi bertukar pikiran(brainstorming).
-Memberikan pakar permasalahan sebagai bahan pertimbangan.
-Mendesak pakar, agar mengeluarkan solusi atau ide.
-Melihat tanda-tanda masukan-masukan yang selaras.

3.Electronic BrainstormingPendekatan yang menggunakan komputer untuk bertukar pikiran dengan banyak pakar dalam satu waktu, kegiatan ini dapat dicontohkan dengan salah satunya kita melakukan suatu Confrencepada sebuah virtual office dengan lebih dari satu pakar dalam satu waktu. Biasanya proses ini diawali dengan suatu proses perencanaan untuk mengidentifikasi sasaran, tujuan dan struktur agenda dari proses ini. Kelebihan dari proses ini salah satunya adalah dengan banyaknya pakar yang terlibat, maka proses ini memungkinkan opini yang keluar tidak bertabrakan. Untuk para pakar yang pasif atau mungkin kurang percaya diri dalam beropini, proses ini dapat menyamarkan para pakar yang dimaksud diatas, sehingga mencegah adanya penilaian secara individu masing-masing pakar.

4.Pengambilan Keputusan Secara Mufakat.
Point terakhir ini tentunya sudah lekat di kebudayaan kita, karena bentuk negara kita yang demokrasi, sehingga memungkinkan rakyat mengemukakan pendapatnya masing-masing. Membuat suatu keputusan terbaik melalui suatu keputusan dan kesepakatan bersama. Proses seperti ini memungkinkan proses penyaluran pengetahuan lebih optimal,dikarenakan adanya alasan-alasan yang bermunculan ketika mencari suatu solusi, maka user yang terlibat akan mendapatkan pengetahuan, seiring statement yang diutarakan oleh para pakar.

Nominal Group Technique(NGT)Sebuah metode dalam pembuatan keputusan yang digunakan diantara beberapa kelompok yang ingin menghasilkan keputusansecepatnya, menggunakan voting, tetapi dengan ketentuan semua saran dan masukan dari berbagai group diakomodir.

Kapankah NGT Digunakan..?!
NGT(Nominal Group Technique) dapat digunakan ketika:

• Salah satu anggota sebuah kelompok lebih vocal dibanding yang lainnya
• Salah satu anggota suatu kelompok berfikir 'diam' lebih baik dari apapun mem
• Adanya salah satu kecenderungan seorang anggota suatu kelompok tidak ikut berpartisipasi.
• Ada suatu kelompok tidak memberikan sejumlah gagasan
• Ada anggota group baru yang masuk ke tim
• Terjadi Konflik

5. REPERTORY GRID
Seorang pakar dilihat sebagai seorang ilmuwan yang mengkategorikan suatu masalah menggunakan model dari expert itu sendiri. Dengan begitum ketika suatu kelompok melakukan diskusi, dengan lebih dari satu pakar, maka tiap-tiap pakar mempunyai kemungkinan memodelkan suatu permasalahan secara berbeda atau tak sama. Grid digunakan untuk menangkap dan mengevaluasi pemodelan permasalahan yang dilakukan pakar.

Keuntungan dan Kerugian

• menyarankan agar pakar berpikir lebih serius, tentang permasalahan dan bagaimana memecahkannya
• Susah di kelola ketika suatu grid yang besar dengan ditambah detail yang komplekls
• Karena memiliki sifat kompleks dan dapat di kelola, cara inibiasa digunakan, di awal-awal perolehan pengetahuan(knowledge capture)

6.Delphi Method(Metode Delphi)
Merupakan salah satu metode survey seorang pakar untuk mendapatkan solusi dari sebuah permasalahan, biasanya pakar menggunakan quisioner yang diberikan untuk pakar lainnya untuk menyatukan tanggapan guna menyelesaikan suatu permasalahan yang sulit. Adapun kelebihan dan kekurangan dari metode ini adalah:

• Responden dapat dirahasiakan
• Tanggapan dapat di kontrol
• Data dapat ditampilkan secara statistik
• Dengan begini pakar terlihat seperti kekurangan pengetahuan dalam penarikan keputusan final
• Quisioner yang di desain dengan baik dapat menimbulkan beberapa permasalahan

7.Concept Mapping
Merupakan sebuah kumpulan konsep yang mengandung cabang dan mata rantai. Cabang merepresentasikan suatu konsep dan mata rantai merepresentasikan hubungan antar konsep.Cara ini merupakan salah satu jalan yang efektif untuk suatu kelompok agar berfungsi tanpa kehilangan kepribadiannya masing-masing

"KNOWLEDGE MANAGEMENT (GSLC-1)"

PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Menurut Holsapple dan Joshi (2004), Knowledge Management (KM) dianggap sebagai suatu entitas yang sistematik yang berupaya untuk memperluas, mengolah dan menerapkan pengetahuan yang tersedia dengan cara memberikan nilai tambah pada entitas dalam mencapat tujuannya.

Secara umum, manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Pengertian knowledge management menurut Tobing (2007) yaitu pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive advantage) dalam mengoptimalkan proses penciptaan, pengomunikasian dan pengaplikasian semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian tujuan bisnis. Dari pernyataan tersebut KM  harus mendukung tujuan jangka panjang institusi untuk senantiasa memiliki keunggulan kompetitif yang berkesinambungan.

Wiig (1999) berpendapat bahwa fokus manajemen knowledge adalah penentuan, pengorganisasian, pengarahan, memfasilitasi, dan pemantauan knowledge-terkait dengan praktik dan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai strategi dan tujuan organisasi yang diinginkan. Meskipun definisinya berbeda-beda, dapat ditarik pengertian bahwa knowledge management menekankan:

• Adanya usaha yang serius untuk meningkatkan sistem kognisi (organisasi, manusia, teknologi, atau gabungan manusia dan teknologi).
• Adanya aset-aset knowledge yang dikelola, yang berasal dari dalam dan luar organisasi, individu atau kelompok.
• Adanya proses pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penggunaan knowledge tersebut untuk mencapai tujuan tertentu.
• Adanya penyebaran knowledge dan pengalaman baik melalui akses langsung ke database maupun melalui sharing dan kolaborasi ke lingkungan internal dan eksternal organisasi.
• Adanya kreativitas dan inovasi menciptakan knowledge baru.
• Adanya pengelolaan penciptaan knowledge (knowledge creation) dan pengorganisasian knowledge

SEJARAH KNOWLEDGE MANAGEMENT

KM upaya memiliki sejarah yang panjang, untuk memasukkan on-the-job diskusi, magang formal, forum diskusi, perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional dan program mentoring. Baru-baru ini, dengan peningkatan penggunaan komputer di paruh kedua abad ke-20, adaptasi teknologi yang spesifik seperti basis pengetahuan, sistem pakar, pengetahuan repositori, sistem pendukung keputusan kelompok, intranet, dan kerjasama yang didukung komputer telah diperkenalkan untuk lebih meningkatkan upaya tersebut.

Pada tahun 1999, istilah manajemen pengetahuan pribadi diperkenalkan yang mengacu pada manajemen pengetahuan pada tingkat individu.

Dalam hal perusahaan, koleksi awal studi kasus mengakui pentingnya pengetahuan dimensi manajemen strategi, proses, dan pengukuran. Kunci pelajaran termasuk: orang-orang, dan budaya yang mempengaruhi perilaku mereka, adalah satu sumber daya paling penting bagi penciptaan pengetahuan yang sukses, diseminasi, dan aplikasi; kognitif, sosial, dan proses belajar organisasi sangat penting untuk keberhasilan strategi manajemen pengetahuan; dan pengukuran, benchmarking, dan insentif sangat penting untuk mempercepat proses belajar dan untuk mendorong perubahan budaya. Singkatnya, program manajemen pengetahuan mengesankan dapat menghasilkan manfaat bagi individu dan organisasi jika mereka terarah, konkret, dan tindakan-oriented.

Baru-baru ini dengan kedatangan Web 2.0, konsep manajemen pengetahuan yang telah berkembang menuju visi lebih didasarkan pada partisipasi rakyat dan munculnya. Baris ini disebut evolusi Enterprise 2.0 (McAfee 2006). Namun, ada perdebatan dan diskusi yang berkelanjutan (Lakhani & McAfee 2007), apakah Enterprise 2.0 hanyalah sebuah mode yang tidak membawa sesuatu yang baru atau berguna atau apakah itu, memang, masa depan pengetahuan manajemen.

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

KM akan lebih baik dipahami ketika konsep memori organisasi (OM) dan organisasi pembelajaran (OL) dimasukkan. Jenex dan Olfman (2002) mengemukakan bahwa tiga bidang tersebut saling terkait dan memiliki dampak terhadap efektivitas organisasi. Efektivitas organisasi adalah seberapa baik organisasi tersebut beraktivitas untuk membuat organisasi lebih kompetitif. OL adalah proses yang digunakan organisasi untuk belajar membuat aktivitas menjadi lebih baik. OL akan berhasik jika penggunanya memanfaatkan pengetahuan.

Knowledge Management System adalah system yang diciptakan untuk memfasilitasi penangkapan, penyimpanan, pencarian, transfer dan penggunaan kembali pengetahuan. Alavi dan Leidner (2001) mendefinikan KMS sebagai “IT (Information Technology)-based systems developed to support and enhance the organizational processes of knowledge creation, storage/retrieval, transfer, and application.”. Tidak semua KM di implementasikan dengan IT, namun keberadaan IT menjadi enablerimplementasi KM.

Alavi dan Leiner (2001) mengklasifikasikan KMS berdasarkan siklus hidup knowledge yang terdiri dari empat tahap yaitu tahap pembuatan knowledge, penyimpanan dan pemanggilan knowledge, transfer knowledge, aplikasi knowledge.

Marwick (2001) mengklasifikasikan KMS berdasarkan suatu model yang dibuat oleh Nonaka (1994) yaitu Sosialisasi, Ekstrenalisasi, kombinasi dan internasionalisai (SECI)

Borghoff dab Pareschi(1998) mengklasifikasikan KMS berdasarkan arsitektur manajemen yang terdiri dari empat kelas komponen yaitu  repositories dan libraries, komonitas knowledge worker, knowledge mapping dan knowledge flows.

Hahn dan Subramani (2001) mengklasifikasikan knowledge berdasarkan sumber yang disupport yaitu artifak terstruktur, individual terstruktur, artifak tidak terstruktur dan Individual tidak terstruktur.

Binney (2001) mengklasifikasikan KMS berdasarkan spectrum knowledge. Spektrum ini merepresentasikan batasan dari suatu tujuan, dapat berupa transaksional KM, analitikal KM, basis proses KM, pemgembangan KM , inovasi dan kreasi KM.

Zack (1999) mengklasifikasikan KMS secara integrative sebagai fasilitas transfer knowledge eksplisit dan secara interactive sebagai fasilitas media transfer tacit knowledge.

Hal yang perlu dicermati adalah pengukuran model sukses dari KMS. Turban dan Aronson (2001) mengemukakan tiga hal sebagai berikut:

• Menyediakan basis value bagi perusahaaan
• Menstimulasi management agar focus pada hal-hal yang penting
• Menjustifikasi investasi dari aktivitas KM
• Dua pendekatan dasar yang digunakan untuk menentukan keberhasilan knowledge management:

1. Pertama dilihat pada efektifitas implementasi proses KM sebagai indicator sukses pelaksanaan, dengan harapan bahwa proses yang efektif akan mengarah pada penggunaan pengetahuan. Metode pendekatan ini akan mengidentifikasi keberhasilan penerapan KM dari faktor sukses nya
2. Kedua dengan melihat dampak dari pelaksanaan KM atau KMS, dengan harapan bahwa jika ada dampak dari menggunakan pengetahuan, maka implementasi KM atau KMS berhasil.

PENCIPTAAN DAN PENGEMBANGAN KNOWLEDGE

Penciptaan  pengetahuan melibatkan  lima  langkah  utama, Von Krogh,  Ichiyo  serta Nonaka  mengemukakan  bahwa  penciptaan  pengetahuan  organisasional  terdiri  dari  lima langkah utama yaitu:

Berbagi pengetahuan terbatinkan,

Menciptakan konsep       

Membenarkan konsep,

Membangun prototype, dan

Melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

Skyrme membedakan siklus inovasi dan siklus knowledge management seperti yang terlihat pada Gambar dibawah

Siklus  knowledge management   mempunyai  kelebihan  dalam  hal  pengkategorian, pengoraganisasian  dan  penyimpanan,  deseminasi,  dan  kemudahan  untuk  diakses.  Dengan demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih mendorong terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri.